En inköpsprocess som inte kunde hålla jämna steg
När Thelma Chavez, operativ chef, började på Jackson Systems hade företaget vuxit från ett garageföretag till en distributör av HVAC-produkter med sex divisioner, en omsättning på nästan 40 miljoner dollar och en snabbt växande e-handelsverksamhet. Tillväxten var snabb, vilket medförde både möjligheter och utmaningar i deras inköpsprocesser.
Två inköpare granskade mer än 9 000 SKU:er varje vecka med hjälp av kalkylblad, formler och tribal knowledge. Det tog två till tre dagar att gå igenom listan, och så snart de var klara började cykeln om från början. ”Vi granskade varje SKU, varje vecka”, säger Thelma. ”Och när vi var klara var det dags att börja om från början.”
Det fanns liten insyn i servicenivåer, omsättning, vilande och döende lager eller ABC-klassificeringar av varukoder. Leverantörsavtal styrde ofta besluten utan tydlig ekonomisk logik. ”Vi hade för mycket lager av varor som inte såldes och för lite av varor som såldes”, säger hon.
När e-handelsvolymen ökade och förväntningarna på leveransgraden skärptes stod ledningen inför ett val: anställa ytterligare en heltidsanställd inköpsadministratör eller hitta ett system som kunde automatisera grundfunktionerna och låta teamet hantera undantag. De valde det senare.
Välja och implementera en ny väg framåt
Jackson Systems utvärderade tre lösningar innan man valde ut två finalister. Leverantörerna ombads att simulera en ”dag i livet” med hjälp av Jacksons data. Det var där Blue Ridge stack ut. ”Blue Ridge hade det bästa gränssnittet och de bästa analysverktygen som en professionell inköpare kan behöva”, säger Thelma. ”Andra lösningar hade delar, men inte hela paketet.” Blue Ridge-plattformen passade deras storlek och komplexitet samtidigt som den gav dem den översikt de saknade och hade ett pris som ledningen ansåg skulle betala sig både i tid och lager.
Implementeringen tog cirka sex månader, främst på grund av datarensning. Den tekniska handboken från Blue Ridge beskrev exakt vad som behövde skickas från deras boutique-ERP, och Thelma använder den fortfarande när något verkar fel. Övergången från implementering till LifeLine-support gick smidigt.
"Vi ringer vår LifeLine-coach då och då", säger hon. "Det dyker alltid upp något unikt, och han har alltid en bra lösning." Inom några månader minskade arbetsbelastningen, det manuella arbetet minskade och teamet fick äntligen den översikt de saknat.
Vad förändrades: tidsbesparing, frigjord lagerkapacitet, ökat förtroende
Den mest omedelbara förändringen var tiden. Det som tidigare tog två till tre dagar varje vecka krympte till några få fokuserade timmar med att hantera undantag. ”I stället för att granska varje SKU granskade vi bara undantagen”, säger Thelma. ”Det var en sådan lättnad.” Med den frigjorda tiden kunde inköparna äntligen förstå varför artiklarna ökade eller minskade i popularitet och förbereda sig för säsongsvariationer och lägga sin energi på framåtblickande arbete istället för att jaga listor.
Det som tidigare tog flera dagar varje vecka minskade till några få timmar med fokus på undantag. ”Jag kan göra det på ungefär tre timmar”, säger hon. ”När vi väl hade vant oss vid att hantera undantag förvandlades det som tidigare tog flera dagar till en fokuserad granskning med hög tillförlitlighet”. Synligheten förändrade hur verksamheten drevs.
Innan Blue Ridge följde ledningen knappt mer än det totala lagervärdet. Nu granskar de servicenivåer, vilande och utgående lager, klassificeringsbaserade mål och besparingar genom förskottsköp. ”Tidigare tittade vi inte på något av det”, säger Thelma. ”Nu har vi en överblick som vi aldrig haft tidigare.”
Översikt
- Företag: Jackson Systems
- Vertikal: HVAC
- ERP: Hemmagjord ERP
- Blue Ridge-moduler: Efterfrågeplanering, påfyllning
Utmaningar
- Manuell inköp av över 9 000 artiklar
- 2–3 dagar ägnas åt veckovisa genomgångar
- Begränsad insyn i viktiga lagerstatistik
- E-handelns tillväxt blottlägger brister i planeringen
Lösning
- Övergång till undantagsbaserad planering
- Centraliserad prognostisering + analys i Blue Ridge
- Använda instrumentpaneler, varningar och evenemangsplanering
- Utnyttjade data för MOQ och leverantörsbeslut
Resultat
- Servicen förbättradesfrån 88 % till 98,1 %.
- ~1 miljon dollar i lagerminskning
- Köptid minskad från dagar till timmar
- Undvik anställningar, bättre försäljningsanpassning
Resultaten blev följande:
- Servicen förbättrades från cirka 88 % till cirka 98,1 %.
- Lagret minskade med cirka 1 miljon dollar.
- Överlagret minskade
- Köptid minskad från dagar till timmar
Ledningen såg genast sambandet. ”De blir entusiastiska över servicenivån och det totala lagervärdet”, säger hon. ”För i slutändan leder allt detta till kassaflöde.”
”BlueRidge hade det bästa gränssnittet och de bästa analysverktygen som en professionell inköpare kan behöva.
Thelma ChavezOperativ chef
Även personalplaneringen ändrades. Jackson Systems hade förberett sig för att anställa en tredje inköpare, men effektivitetsvinsterna gjorde detta överflödigt. ”Vi kunde helt undvika att anställa någon”, säger hon. ”Och det i sig betalar för prenumerationen varje år.” Teamet arbetar fortfarande med två inköpare, och Thelma tror att de kan klara ytterligare 30–40 % tillväxt innan de behöver anställa fler.
Försäljningen blev också mer samordnad. Den initiala skepsisen ersattes av samarbete när de såg hur deras synpunkter påverkade planeringen. De ger nu uppdateringar om nya kund platser, produkt lanseringar och förväntade uppgångar. ”Jag kan lägga in ett evenemang och sedan nästa månad gå tillbaka och säga: ’Du sa att vi skulle se en ökning på 50 %, men vi såg bara 5 %.’ Nästa år är vi smartare.” Förtroendet förbättrades på båda sidor, försäljningen fick större förtroende för tillgängligheten och inköpsavdelningen fick bättre framåtblickande information.
Hantera döda lager mer strategiskt
Död lager har inte försvunnit, men Jackson Systems förstår nu varför det uppstår och var de kan påverka det.
”Iställetför att granska varje SKU granskade vi bara undantagen.
Thelma ChavezOperativ chef
Den största drivkraften är minimikvantiteter: att tvingas köpa en hel låda när efterfrågan endast motsvarar ett fåtal enheter per år.
"Det mesta handlar om MOQ", säger Thelma. Med den insynen kan teamet upptäcka problemprodukter tidigare och vidta åtgärder. I vissa fall ger det dem möjlighet att återvända till leverantörerna, omförhandla minimikvantiteter eller konsolidera inköp mellan olika platser. I andra fall leder det till smartare beslut om ersättningsprodukter, lagerstrategi eller när en produkt ska lagerföras. Resultatet är inte noll döda lager, men betydligt färre överraskningar och mycket bättre kontroll. Med Blue Ridge upptäcks vilande och döende artiklar tidigt.
Teamet kontaktar nu leverantörer med data, omfördelar lagret där det är möjligt och undviker att överboka nya artiklar. För e-handel testar de mindre initiala inköp och granskar snabbt resultatet. ”Med det gamla systemet kunde vi inte se något av det”, säger hon. ”Nu kan vi det.” De utforskar också alternativa inköpsstrategier, bland annat samarbete med andra distributörer för långsamt roterande SKU:er.
Blickar framåt: En maraton, inte en 5 km-löpning
Efter två år beskriver Thelma Blue Ridge som en ”game changer”, men betonar att omvandlingen fortfarande pågår. ”Det är ett maraton, inte ett 5 km-lopp”, säger hon. ”Man måste lära sig, anpassa sig och vänja sig vid verktygen och se till att man förstår resultatet.” Teamet fortsätter att förfina säsongsprofiler, skapa anpassade grupper för uppvärmnings- och kylningskategorier, utnyttja ABC-klassificeringar för både lagerpolicy och lagerlayout layout och använda analyser för att driva på kontinuerliga förbättringar.
Thelma ser fram emot den nya Blue Ridge-plattformen (Expression), automatisk säsongsanpassning och AI-kompanjonen. kompanjonen ”Blu” och så småningom utvecklas till en mer formell SIOP/S&OP-process. Hennes råd till andra? ”Blue Ridge-plattformen tvingar dig att göra analyser, och det utvecklar ditt team som problemlösare. Om du är utnyttjar den på rätt sätt och verkligen gräver i varningarna, kommer det att förändra hur du driver ditt företag. ”Blue Ridge har varit en banbrytande,” sa hon.
