En kjøpsprosess som ikke klarte å holde tritt
Da Thelma Chavez, driftsdirektør, begynte i Jackson Systems, hadde selskapet vokst fra en garasjeoppstartsbedrift til en HVAC-distributør med seks avdelinger med nesten 40 millioner dollar i omsetning og en raskt voksende e-handelsvirksomhet. Veksten var rask, noe som ga muligheter og utfordringer i innkjøpsprosessene deres.
To innkjøpere gjennomgikk mer enn 9000 SKU-er hver uke ved hjelp av regneark, formler og stammekunnskap. Det tok to til tre dager å jobbe seg gjennom listen, og så snart de var ferdige, startet syklusen på nytt. «Vi gjennomgikk hver SKU, hver uke», sier Thelma. «Og da vi var ferdige, var det på tide å starte på nytt.»
Det var lite innsikt i servicenivåer, omløpstid, inaktive og døende lagerbeholdninger eller klassifiseringer av ABC-hastighetskoder. Leverandøravtaler styrte ofte beslutninger uten klar økonomisk logikk. «Vi hadde for mye lagerbeholdning på ting som ikke var i bevegelse, og ikke nok på ting som var det», sier hun.
Etter hvert som e-handelsvolumet økte og forventningene til fyllingsgraden økte, sto ledelsen overfor et valg: ansette en ny innkjøpsadministrator på heltid, eller finne et system som kunne automatisere det grunnleggende og la teamet administrere med unntak. De valgte det siste.
Å velge og implementere en ny vei videre
Jackson Systems evaluerte tre løsninger før de snevret ut til to finalister. Leverandørene ble bedt om å simulere en «dag i livet» ved hjelp av Jacksons data. Det var der Blue Ridge skilte seg ut. «Blue Ridge hadde det beste grensesnittet og analysene du trenger som en profesjonell innkjøper», sier Thelma. «Andre løsninger hadde deler, men ikke hele pakken.» Blue Ridge-plattformen passet deres størrelse og kompleksitet, samtidig som den ga den oversikten de manglet, og kom til en pris ledelsen mente ville betale seg selv i både tid og lagerbeholdning.
Implementeringen tok omtrent seks måneder, hovedsakelig drevet av dataopprydding. Blue Ridge sin tekniske veiledning beskrev nøyaktig hva som måtte sendes fra deres boutique-ERP, og Thelma bruker den fortsatt når noe ser galt ut. Overgangen fra implementering til LifeLine-støtte gikk knirkefritt.
«Vi ringer LifeLine-coachen vår fra tid til annen», sier hun. «Det dukker alltid opp noe unikt, og han har alltid en god løsning.» I løpet av få måneder ble arbeidsmengden mindre, støyen fra den manuelle prosessen forsvant, og teamet hadde endelig fått den oversikten de hadde savnet.
Hva endret seg: Tid spart, lagerbeholdning frigjort, trygghet vunnet
Den mest umiddelbare endringen var tid. Det som en gang tok to til tre dager i uken, krympet til noen få fokuserte timer med håndtering av unntak. «I stedet for å gjennomgå alle SKU-ene, gjennomgikk vi bare unntakene », sier Thelma. «Det var en stor lettelse.» Med frigjort tid kunne kjøpere endelig forstå hvorfor varer gikk opp eller ned, forberede seg på sesongmessige endringer og bruke energi på fremtidsrettet arbeid i stedet for å jage lister.
Det som en gang tok dager hver uke, krympet til noen få fokuserte timer med å håndtere unntak. «Jeg kan gjøre dette på omtrent tre timer», sier hun. «Da vi var komfortable med å håndtere unntaksvis, ble det som pleide å ta oss dager, til en fokusert og selvsikker gjennomgang.» Synlighet endret hvordan virksomheten opererte.
Før Blue Ridge fulgte ledelsen lite annet enn totale varelagerdollarer. Nå gjennomgår de servicenivåer, inaktive og døende varelager, klassifiseringsbaserte mål og besparelser ved fremtidig kjøp. «Vi så ikke på noe av det før», sier Thelma. «Nå har vi en oversikt som vi aldri hadde.»
Oversikt
- Selskap: Jackson Systems
- Vertikal: HVAC
- ERP: Hjemmelaget ERP
- Blue Ridge-moduler: Etterspørselsplanlegging, påfylling
Utfordringer
- Manuell kjøp for over 9000 SKU-er
- 2–3 dager brukt på ukentlige evalueringer
- Begrenset innsikt i viktige lagerbeholdningsmålinger
- Vekst i e-handel avslører planleggingshull
Løsning
- Gikk over til unntaksbasert planlegging
- Sentralisert prognostisering og analyse i Blue Ridge
- Brukte dashbord, varsler og arrangementsplanlegging
- Utnyttet data for MOQ-er og leverandørbeslutninger
Resultater
- Tjenesten forbedret med 88 % → 98,1 %
- ~1 million dollar i lagerreduksjon
- Kjøpetiden redusert fra dager til timer
- Unngå ansettelser, bedre salgssamsvar
Resultatene fulgte:
- Tjenesten forbedret seg fra omtrent 88 % til omtrent 98,1 %
- Lagerbeholdningen falt med rundt 1 million dollar
- Overlager redusert
- Kjøpetiden redusert fra dager til timer
Ledelsen så sammenhengen umiddelbart. «De blir begeistret for servicenivået og de totale varelagerkostnadene», sier hun. «Fordi alle disse ender opp med kontantstrøm.»
« Blue Ridge hadde det beste grensesnittet og analysene du trenger som profesjonell innkjøper.»
Thelma Chavez, driftsdirektør
Bemanningsplanene endret seg også. Jackson Systems hadde forberedt seg på å ansette en tredje kjøper, men effektivitetsgevinstene eliminerte behovet. «Vi klarte å unngå ansettelsen helt», sier hun. «Og det alene betaler for abonnementet hvert år.» Teamet opererer fortsatt med to kjøpere, og Thelma mener de kan støtte ytterligere 30–40 % vekst før de trenger flere ansatte.
Salgsavdelingen ble også mer samkjørt. Innledende skepsis måtte veie for samarbeid da de så hvordan innspillene deres formet planleggingen. De gir nå oppdateringer om nye kundelokasjoner , produktlanseringer og forventede økninger. «Jeg kan laste inn en hendelse og så gå tilbake neste måned og si: 'Du sa at vi kom til å se en økning på 50 %, men vi så bare 5 %.' Neste år er vi smartere.» Tilliten økte på begge sider , salget fikk tillit til tilgjengeligheten, og innkjøpene fikk bedre fremtidsrettet informasjon.
Håndtering av døde varer mer strategisk
Døde varer har ikke forsvunnet, men Jackson Systems forstår nå hvorfor det skjer, og hvor de kan påvirke det.
« I stedet for å gjennomgå alle SKU-ene, gjennomgikk vi bare unntakene.»
Thelma Chavez, driftsdirektør
Den største driveren er minimumsbestillingsmengder: å bli tvunget til å kjøpe en hel kasse når etterspørselen bare støtter en håndfull enheter hvert år.
«Det meste handler om MOQ», sier Thelma. Med denne innsikten kan teamet flagge problematiske varer tidligere og iverksette tiltak. I noen tilfeller gir det dem mulighet til å gå tilbake til leverandører, reforhandle minimumspriser eller konsolidere kjøp på tvers av lokasjoner. I andre tilfeller informerer det om smartere beslutninger om erstatninger, lagerstrategi eller når de i det hele tatt skal ha en vare på lager. Resultatet er ikke null dødt lager, men langt færre overraskelser og mye mer kontroll. Med Blue Ridge dukker inaktive og døende varer opp tidlig .
Teamet henvender seg nå til leverandører med data, balanserer lagerbeholdningen der det er mulig og unngår å forplikte seg til nye varer. For e-handel tester de mindre innkjøp og vurderer ytelsen raskt. «Med det gamle systemet kunne vi ikke se noe av det», sier hun. «Nå kan vi det.» De utforsker også alternative innkjøpsstrategier, inkludert samarbeid med andre distributører for trege SKU-er.
Fremtidsblikk: En maraton, ikke et 5 km-løp
To år senere beskriver Thelma Blue Ridge som «game changer», men understreker at transformasjonen pågår. «Det er et maraton, ikke et 5 km-løp», sier hun. «Du må lære deg og tilpasse deg verktøyene og sørge for at du forstår resultatet.» Teamet fortsetter å forbedre sesongprofiler, bygge tilpassede grupper for varme- og kjølekategorier, utnytte ABC-klassifiseringer for både lagerpolicy og lageroppsett og bruke analyser for å drive kontinuerlig forbedring.
Thelma er begeistret for den nye Blue Ridge-plattformen (Expression), automatisk sesongtildeling og AI- ledsageren , og ser fremover. « Blå » og etter hvert modnes til en mer formell SIOP/S&OP-prosess. Hennes råd til andre? « Blue Ridge-plattformen tvinger deg til å gjøre analysene, og det utvikler teamet ditt til problemløsere. Hvis du er Hvis du utnytter det på riktig måte og virkelig undersøker varslene, vil det endre hvordan du driver virksomheten din.» « Blue Ridge har vært game-changer » , sa hun.
